Lieferschein
Lieferschein
Lieferscheine sind wichtige Belege, die auch als Warenbegleitschein bekannt sind. Mithilfe des Dokuments wird nachgewiesen, dass die Ware ordnungsgemäß an den Empfänger überbracht wurde. Damit schließen Lieferscheine die Lücke zwischen dem Versand und der ggf. noch ausstehenden Bezahlung von Waren. In bestimmten Fällen dienen Warenbegleitpapiere zugleich als Rechnung. Wird die Ware in mehreren terminlich abweichenden Lieferungen zugestellt, dient der Lieferschein ebenfalls als wichtiger Nachweis.
Definition
Lieferscheine sind Dokumente, die alle Waren auflisten, welche die Sendung enthält. Warenbegleitbriefe enthalten diverse, vorgeschriebene Daten zu den Gütern, die verschickt werden. Lieferscheine werden von den Verkäufern oder Lieferanten ausgestellt und mit der Warenlieferung dem Kunden zugestellt. Lieferscheine sind damit unentbehrliche Instrumente in Handel und Logistik.
Notwendigkeit
Lieferscheine besitzen für den Zulieferer wie auch für den Endkunden Bedeutung. Die Verwendung von Warenbegleitscheinen ist allgemein üblich, da sich daraus für den Lieferanten wie den Kunden verschiedene Vorteile ergeben.
Wichtig: Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, zwingend einen Lieferschein auszustellen.
Die Bedeutung von Lieferscheinen für das Unternehmen
Lieferscheine können wie Geschäftsbriefe verstanden werden. Der Absender hat damit ein Dokument in der Hand, welches nachweist, dass die Lieferung ihren Standort verlassen hat und sich auf dem Transportweg zum Kunden befindet. Damit liefert der Warenbegleitschein den Nachweis für die erfolgte Warenzustellung. Auch wenn Güter unter Eigentumsvorbehalt geliefert werden, ist der Lieferschein bis zur erfolgten Bezahlung der Waren ein wichtiges Dokument.
Die Bedeutung von Lieferscheinen für den Kunden
Der Kunde bekommt mit seiner Lieferung auch den Warenbegleitschein ausgehändigt. Dieser ist wie ein Beleg für einen erfolgreichen Wareneingang zu verstehen. Kunden finden auf dem Dokument wichtige Produktdaten und können diese abgleichen, bzw. generell vergleichen, ob die Lieferung alle Artikel in den geforderten Mengenangaben enthält. Machen sich Nachlieferungen notwendig, ist auf dem Lieferschein in der Regel vermerkt, dass sich die Anlieferung bestimmter Waren verzögert oder dass die gewünschten Produkte mittlerweile ausverkauft sind. In jedem Fall ist jeder Posten vermerkt und entsprechend beschrieben oder dokumentiert.
Vorteile
Lieferscheine sind aus der Warenlogistik und dem Warenhandel nicht wegzudenken. Der Zulieferer wie auch der Kunde profitieren von verschiedenen Vorteilen.
Vorteile für den Zulieferer:
- Dokumentation der Zustellung: Ein Lieferschein wird erst mit dem Versenden der Waren ausgestellt und dient gleichzeitig als Nachweis der ordnungsgemäßen Versandabwicklung im Unternehmen. Die Dokumentation der Waren stellt für den Zulieferer eine Absicherung dar und im Zweifelsfall kann die erfolgte Zustellung damit bewiesen werden.
- Kontrolle und Überwachung des Bestandes: Wird jedes Produkt, welches das Lager verlässt, auf Lieferscheinen erfasst, können die Warenbestände im Unternehmen lückenlos überwacht werden. Mitarbeiter behalten den Überblick und können auf mögliche Engpässe schnell reagieren.
- Vereinfachung der Bürokratie: Korrekt ausgestellte Lieferscheine helfen, bürokratische Hürden im Unternehmen zu umgehen. Da die Buchhaltung alle Posten aus dem Warenbegleitschein direkt übernehmen kann, lässt sich der Abrechnungsprozess deutlich vereinfachen.
- Kontrollmöglichkeit: Liegen der Lieferung Warenbegleitscheine bei, kann der Kunde den Wareneingang kontrollieren und die erhaltenen Artikel mit den Angaben auf dem Lieferschein abgleichen. Es fehlt sofort auf, wenn Produkte fehlen oder falsche Waren geliefert wurden.
- Transparenz bei der Abrechnung: Indem die erhaltene Rechnung mit dem Lieferschein abgeglichen wird, können die Kunden genau nachvollziehen, ob die Bestellung ordnungsgemäß ausgeführt wurde und alle Waren in der geforderten Menge, Größe und Ausführung geliefert wurden.
- Vereinfachung der Reklamation: Lieferscheine stellen die klare und lückenlose Dokumentation sicher. Der Kunde kann sofort reagieren, wenn er Unstimmigkeiten aufdeckt und die Ware zeitnah reklamieren. Dies sorgt für eine schnellere Abwicklung von Versandprozessen. Die Kaufabwicklung lässt sich durch zügige Reklamationswege schneller abschließen. Kunden verpassen keine Fristen und müssen nicht mit etwaigen aus der Versäumnis resultierenden Mehrkosten rechnen.
Pflichtangaben auf Lieferscheinen
Wie bereits erwähnt, gibt es kein Gesetz, welches die Ausstellung eines Lieferscheins zwingend vorschreibt. Unternehmen, die Lieferscheine ausstellen, sollten sich an bestimmte Pflichtangaben halten, denn nur dann erfüllen Warenbegleitscheine die genannten Zwecke und sichern Unternehmen wie Kunden mögliche Vorteile in der Dokumentation und Abrechnung. Folgende Angaben sollte ein korrekt ausgestellter Lieferschein enthalten, damit Kunden eine bestmögliche Transparenz über ihre Bestellung erhalten und die Lieferanten das Dokument für die eigene Bürokratie und Abrechnung nutzbringend verwenden können:- Name und Adresse des Lieferanten
- Name und Adresse des Empfängers
- Datum des Versandes
- Datum der Lieferung
- Lieferscheinnummer und/oder Rechnungsnummer
- Bezeichnung der Ware
- Menge der Ware
- Angaben zu Teil-Lieferungen
- Einzelpreis oder Gesamtbetrag
Falls die Lieferung in mehreren Teilen erfolgt, ist die tatsächlich gelieferte Menge auf dem Lieferschein zu vermerken. Dient der Lieferschein zugleich als Rechnung, müssen Einzelpreise und Gesamtbetrag aus dem Dokument hervorgehen.
Lieferschein kontra Rechnung
Lieferscheine sind nicht automatisch mit Rechnungen gleichzusetzen. Es sind in der Regel nicht alle der für eine Rechnung geforderten Pflichtangaben auf einem Lieferschein enthalten. So sind meist weder die Steuer- noch die Umsatzsteuer aus einem Warenbegleitschein ersichtlich.
Hinweis: Enthält der Lieferschein bestimmte Artikelinformationen, die aus der Rechnung nicht hervorgehen, kann der Lieferschein als direkter Bestandteil der Rechnung verstanden werden. Ein eigenständiger Lieferschein ist nicht geeignet, um die Rechnungsstellung korrekt und in steuerlicher wie buchhalterischer Hinsicht abzusichern. Enthalten Lieferscheine dagegen alle für eine Rechnung relevanten Angaben, ist die Kennzeichnung als Rechnung möglich. In diesem Fall erhalten die Kunden mit ihrer Lieferung lediglich die Rechnung als Nachweis. Bei korrekter Rechnungsstellung kann der Lieferschein als Begleitdokument entfallen. Die Rechnung dient dem Kunden dann als Nachweis und erfüllt alle erwähnten Zwecke und Vorteile.
Müssen Lieferscheine unterschrieben werden?
Da es keinen rechtlichen Rahmen gibt, ist auch eine Unterschrift auf einem Lieferschein keine Vorschrift. Es ist jedoch möglich, auf dem Warenbegleitschein ein Unterschriftsfeld für den Empfänger zu integrieren. Damit lässt sich der Warenerhalt direkt via Unterschrift bestätigen und der Lieferbeweis wird auch vor Gericht anerkannt, sollte es zu Streitfällen, die sich aus der Lieferung ergeben, kommen. Die Unterschrift signalisiert gleichzeitig, dass die Ware an den Käufer übergegangen ist. Dieser ist als neuer Eigentümer nun verpflichtet, die Bezahlung der Sendung in die Wege zu leiten.
Aufbewahrungsfristen
Da Lieferscheine bestimmte Pflichtangaben enthalten, zählen sie zu den wichtigen Dokumenten. Lieferscheine werden der Auftragsbestätigung gleichgesetzt und besitzen damit Urkundencharakter. Aussteller und Empfänger müssen sich an bestimmte Aufbewahrungsfristen halten. Bei der Aufbewahrung wird in Handelsrecht und Steuerrecht unterschieden.- Aufbewahrung nach Handelsrecht: Die Aufbewahrungspflicht ist im Handelsgesetzbuch (HGB) Der Fokus liegt hier auf der Dokumentation der Geschäftsvorgänge zwischen Lieferant und Empfänger.
- Aufbewahrung nach Steuerrecht: Den rechtlichen Rahmen bildet hier die im Steuerrecht verankerte Abgabenordnung. Es geht primär um die Tatsache, dass Geschäftsvorgänge gegenüber der Finanzbehörde zu belegen sind.
Aufbewahrungsfrist laut Handelsgesetzbuch
Das Handelsgesetzbuch schreibt eine Aufbewahrungszeit von sechs Jahren vor. Dies trifft auf Lieferscheine zu, die gleichzeitig als Rechnung dienen. Wird zum Lieferschein eine Rechnung verschickt, muss der Warenbegleitschein nicht aufbewahrt werden. Mit Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes im Jahre 2017 erlischt die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine mit dem Rechnungsversand.
Aufbewahrungsfrist laut Steuerrecht
Die Abgabenordnung legt für Belege eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren fest. Laut oben genanntem Gesetz müssen Lieferscheine von Firmen nur aufbewahrt werden, wenn sie Bestandteil der Rechnung sind. Sie werden in diesem Fall als Buchungsbelege für den Jahresabschluss herangezogen. Werden Lieferschein und Rechnung verschickt, besteht für Lieferant und Empfänger auch in diesem Fall keine Pflicht oder Notwendigkeit, den Lieferschein über eine längere Frist aufzubewahren.
Digitale Lieferscheine
Die Digitalisierung von Lieferscheinen bringt einige Vorteile mit sich:- Vereinfachung der Bürokratie
- Umweltfreundlichkeit durch Wegfall von Papier
- Kostenersparnis durch Einsparung von Druck- und Versandkosten
- Vereinfachung der Buchhaltung
- Zeitersparnis durch schnellen und effizienten Dokumentenzugriff
Die Unterzeichnung von Lieferscheinen lässt sich in digitaler Form erledigen, damit wird die Effizienz weiter gesteigert.
Quellen:
https://sevdesk.de/ratgeber/buchhaltung-finanzen/lieferschein/#