Porto beim Briefversand optimieren

In Unternehmen werden täglich Briefe verschickt, die mitunter zu hohen Portokosten führen. Das Briefporto ist abhängig davon, um welche Art von Brief es sich handelt. Die Deutsche staffelt das Porto für Briefe nach Abmessungen und Gewicht. Porto beim Briefversand lässt sich optimieren, wenn ein Brief weniger wiegt oder wenn ein kleinerer Umschlag gewählt wird. Für Großbriefe oder Maxibriefe müssen nicht immer Großbriefkartons oder Maxibriefkartons verwendet werden. Leichter als diese Kartons sind Versandtaschen oder große Briefumschläge. Sie können helfen, die Portokosten zu reduzieren. Auch alternative Briefzusteller können zu geringeren Portokosten führen.

Portokosten für Briefe bei der Deutschen Post

Die Deutsche Post hat mit Wirkung vom 1. Januar 2025 die Portokosten für verschiedene Briefprodukte teilweise erhöht. Sie bietet die folgenden Briefprodukte mit folgenden Portokosten an:

• Postkarte zum Preis von 0,95 Euro
  Länge 14,0 bis 23,5 Zentimeter, Breite 9,0 bis 12,5 Zentimeter
  Flächengewicht 150 bis 500 Gramm pro Quadratmeter
• Standardbrief zum Preis von 0,95 Euro
  Länge 14,0 bis 23,5 Zentimeter, Breite 9,0 bis 12,5 Zentimeter, Höhe bis 0,5 Zentimeter
  Gewicht bis 20 Gramm
• Kompaktbrief zum Preis von 1,10 Euro
  Länge 10,0 bis 23,5 Zentimeter, Breite 7,0 bis 12,5 Zentimeter, Höhe bis 1,0 Zentimeter
  Gewicht bis 50 Gramm
• Großbrief zum Preis von 1,80 Euro
  Länge 10,0 bis 35,3 Zentimeter, Breite 7,0 bis 25,0 Zentimeter, Höhe bis 2,0 Zentimeter
  Gewicht bis 500 Gramm
• Maxibrief zum Preis von 2,90 Euro
  Länge 10 bis 35,3 Zentimeter, Breite 7,0 bis 25,0 Zentimeter, Höhe bis 5,0 Zentimeter
  Gewicht bis 1.000 Gramm

Die Angaben zeigen, dass sich mit der Wahl des geeigneten Briefumschlags und des Briefprodukts Porto sparen lässt. Das Porto erhöht sich deutlich, wenn lediglich eine Urkunde verschickt werden muss, die nur ein geringes Gewicht hat, aber nicht geknickt werden darf. Im Format DIN A4 kann sie nicht als Standardbrief oder Kompaktbrief verschickt werden, sondern muss als Großbrief verschickt werden.

Können Dokumente geknickt werden und reicht der Standardbrief nicht aus, da der Brief zu schwer wird, kann statt eines Großbriefs der Kompaktbrief gewählt werden. Wenige Gramm entscheiden mitunter darüber, ob ein Brief als Großbrief oder als Maxibrief geschickt wird. Handelt es sich nur um eine Broschüre oder um einzelne Blätter, ist der Versand im Großbriefkarton oder Maxibriefkarton nicht notwendig. Ein geringeres Gewicht lässt sich mit einer einfachen Versandtasche aus Papier oder einem Briefumschlag erzielen. Versandtaschen können helfen, das Briefporto zu optimieren, da sie nur ein geringes Gewicht haben. Das gilt auch für Versandtaschen aus Wellpappe und für Luftpolstertaschen, die sich dann eignen, wenn eine gute Polsterung erforderlich ist.

Wichtig: Es kommt bei Postkarten, Standardbriefen und Kompaktbriefen nicht nur auf die Mindest- und Höchstabmessungen an. Diese Produkte müssen immer rechteckig sein. Da sie nicht quadratisch sein dürfen, muss die Länge beim Standard- und Kompaktbrief mindestens das 1,4-Fache der Breite betragen.

Kleinpaket von DHL als Ersatz für Warensendung seit 2025

Noch bis zum 31. Dezember 2024 war die Warensendung eine kostengünstige Alternative zum Maxibrief. Sie durfte bis 35,3 Zentimeter lang, bis zu 25 Zentimeter breit und bis zu 5 Zentimeter hoch sein. Das Maximalgewicht betrug 1.000 Gramm. Mit 2,55 Euro war die Warensendung kostengünstiger als der Maxibrief. Sie konnte nicht für Dokumentensendungen, sondern für Waren genutzt werden. Warenpostkartons gibt es noch immer. Sie eignen sich auch für Großbriefe, Maxibriefe oder das DHL Kleinpaket.

Die Warensendung wurde zum 1. Januar 2025 abgeschafft und durch das DHL Kleinpaket ersetzt. Das Kleinpaket ist eine Leistung von DHL, die ausschließlich von Geschäftskunden genutzt werden kann. Es darf eine Länge von 10,0 bis 35,3 Zentimetern, eine Breite von 7,0 bis 25,0 Zentimetern und eine Höhe von 8,0 Zentimetern haben. Das Höchstgewicht liegt bei 1.000 Gramm.

Das Kleinpaket kann für höhere Produkte als der Maxibrief genutzt werden. Die Laufzeit beträgt in der Regel zwei Werktage, während ein Brief den Empfänger meistens schon am nächsten Tag erreicht. Das Kleinpaket ist teurer als ein Maxibrief und die Warensendung. Über die Portokosten macht DHL keine Angaben. Die Portokosten können von Geschäftskunden mit DHL verhandelt werden und hängen auch vom Aufkommen an Paketen beim Kunden ab.

Um das Porto zu optimieren, können verschiedene Artikel als Maxibrief oder Großbrief geschickt werden, wenn die entsprechende Höhe nicht überschritten wird. Das ist sinnvoll, wenn keine Sendungsverfolgung und keine Haftung notwendig sind. Für das Kleinpaket ist die Sendungsverfolgung möglich. DHL übernimmt eine Haftung bis 20,00 Euro.

Porto optimieren mit der geeigneten Option für den Briefversand

Porto lässt sich bei Briefen mit der Deutschen Post optimieren, wenn das geeignete Briefprodukt gewählt wird. Statt als Brief mit der Deutschen Post kann eine Sendung auch als Päckchen oder Paket mit DHL geschickt werden. Ein Paket ist deutlich teurer, doch sind im Preis die Sendungsverfolgung und die Haftung bis zu 500 Euro enthalten.

Dokumente, Broschüren, Zeitschriften oder Bücher im Format DIN A5 oder DIN A4, aber auch für kleine Waren wie Handyzubehör, CDs oder Schmuck, die in einen Großbriefkarton oder Maxibriefkarton passen, bestehen die folgenden Versandoptionen, die sich in den Portokosten unterscheiden:

• Der Großbrief ist die kostengünstigste Lösung und kann geschickt werden, wenn die Höhe der Sendung 2,0 Zentimeter nicht überschreitet und das Gewicht nicht mehr als 500 Gramm beträgt.
• Der Maxibrief ist ebenfalls kostengünstig und eignet sich, wenn die Sendung nicht höher als 5 Zentimeter und nicht schwerer als 1.000 Gramm ist.
• Das Kleinpaket eignet sich für Artikel, die nicht höher als 8 Zentimeter und nicht schwerer als 1.000 Gramm sind. Der Preis ist höher, doch sind Sendungsverfolgung und Haftung gewährleistet. Das Kleinpaket von DHL bietet mehr Transparenz aufgrund der Sendungsverfolgung.
• Das Päckchen S eignet sich, wenn die Sendung schwerer als 1.000 Gramm ist. Es kann bis zu einem Gewicht von 2.000 Gramm verschickt werden. Die Höhe kann bis zu 10 Zentimeter betragen, während die Länge maximal 35,0 Zentimeter und die Breite maximal 25,0 Zentimeter betragen dürfen. Sendungsverfolgung und Haftung sind im Preis für das Päckchen nicht enthalten.
• Kommt es auf die Sendungsverfolgung und die Haftung an und hat die Sendung ein Gewicht von mehr als 1.000 Gramm, ist der Versand als Paket möglich. Das DHL-Paket 2 kg darf die maximalen Abmessungen von 60 x 35 x 15 Zentimetern haben. DHL übernimmt eine Haftung bis 500 Euro.

Päckchen und Pakete sind deutlich teurer als Briefe, doch bieten sie mehr Stabilität für das Versandgut, da verschiedene Kartons genutzt werden können. Die einwelligen oder zweiwelligen Kartons aus Wellpappe bieten eine bessere Polsterung und sind deutlich stabiler als Großbriefkartons oder Maxibriefkartons.

Porto für Briefe ins Ausland

Sollen Briefe ins Ausland geschickt werden, unterscheiden sich die Portokosten deutlich von denen für den Briefversand innerhalb Deutschlands. Die Preise für Briefe ins Ausland gelten für alle Länder, unabhängig vom Kontinent und davon, ob das Land zur EU gehört. Die Abmessungen unterscheiden sich bei einigen Produkten von denen innerhalb Deutschlands.

Als Briefe ins Ausland dürfen explizit nur Dokumente verschickt werden. Waren wie CDs, Bücher oder Handyzubehör dürfen nicht als Briefe gesendet werden. Für solche Artikel ist der Versand als Warenpost international, Päckchen oder Paket erforderlich. Der Preis unterscheidet sich bei Päckchen und Paketen ins Ausland abhängig vom Zielland.

Für Briefe ins Ausland gelten bei der Deutschen Post die folgenden Abmessungen, Gewichte und Preise:

• Postkarte zum Preis von 1,25 Euro
  Länge 14,0 bis 23,5 Zentimeter, Breite 9,0 bis 12,5 Zentimeter
  Flächengewicht 150 bis 500 Gramm pro Quadratmeter
• Standardbrief zum Preis von 1,25 Euro
  Länge 14,0 bis 23,5 Zentimeter, Breite 9,0 bis 12,5 Zentimeter, Höhe bis 0,5 Zentimeter
  Gewicht bis 20 Gramm
• Kompaktbrief zum Preis von 1,80 Euro
  Länge 14,0 bis 23,5 Zentimeter, Breite 9,0 bis 12,5 Zentimeter, Höhe bis 1,0 Zentimeter
  Gewicht bis 50 Gramm
• Großbrief zum Preis von 3,30 Euro
  Länge 14,0 bis 35,3 Zentimeter, Breite 9,0 bis 25,0 Zentimeter, Höhe bis 2,0 Zentimeter
  Gewicht bis 500 Gramm
• Maxibrief zum Preis von 6,50 Euro
  Länge 14,0 bis 35,5 Zentimeter, Breite 9,0 bis 25,0 Zentimeter, Höhe bis 5,0 Zentimeter
  Gewicht bis 1.000 Gramm
• Maxibrief Plus zum Preis von 17,00 Euro
  Länge mindestens 14 Zentimeter, Breite mindestens 9 Zentimeter, keine Seite länger als 60 Zentimeter, Summe aus Länge, Breite und Höhe maximal 90 Zentimeter
  Gewicht bis 2.000 Gramm

Zusatzleistungen für Briefe innerhalb Deutschlands und international

Die Deutsche Post bietet für Briefe innerhalb Deutschlands und international verschiedene Zusatzleistungen gegen Aufpreis an. Diese Zusatzleistungen können die Portokosten deutlich erhöhen. Wer das Briefporto optimieren möchte, sollte daher überlegen, ob er bestimmte Zusatzleistungen tatsächlich benötigt.

Einschreiben

Innerhalb Deutschlands kann das Einschreiben in drei verschiedenen Varianten mit den folgenden aktuellen Preisen gewählt werden:

• Einschreiben Einwurf für Zusatzkosten von 2,35 Euro
  Der Zusteller dokumentiert den Einwurf in Postfach oder Briefkasten. Im Preis sind eine Haftung bis 20,00 bei Verlust oder Beschädigung sowie die Sendungsverfolgung enthalten.
• Einschreiben Übergabe für Zusatzkosten von 2,65 Euro
  Die Zustellung erfolgt gegen Unterschrift oder elektronische Bestätigung durch den Empfänger. Im Preis sind eine Haftung bis 25,00 Euro und eine Sendungsverfolgung enthalten.
• Einschreiben mit Rückschein für Zusatzkosten von 4,85 Euro
  Im Preis sind alle Leistungen wie beim Einschreiben Übergabe enthalten. Zusätzlich beinhaltet die Leistung einen Rückschein mit Auslieferungsdatum, Sendungsbild und Auslieferungsbeleg. Der Rückschein wird an den Absender geschickt.
• Einschreiben Wert für Zusatzkosten von 4,45 Euro
  Das Einschreiben Wert ist nur in den Filialen der Deutschen Post erhältlich und eignet sich für Tickets, Gutscheine oder Bargeld. Die Zustellung erfolgt gegen Unterschrift des Empfängers oder elektronische Bestätigung. Die Deutsche Post übernimmt eine Haftung bis 500,00 Euro. Beim Versand von Bargeld liegt die Haftung nur bei maximal 100,00 Euro.

Die Deutsche Post hat zum 31. Dezember 2024 die Leistungen Einschreiben Eigenhändig, PRIO und Nachnahme eingestellt.

Die Sendung per Einschreiben ist auch für Briefe ins Ausland möglich. Dafür fallen Zusatzkosten von 3,70 Euro an.

Briefsendungen ins Ausland können auch als Einschreiben mit Rückschein geschickt werden. Dafür fällt zusätzlich zum Briefporto ein Aufpreis von 5,90 Euro an.

Für Sendungen ins Ausland kann der Wertbrief International zum Aufpreis von 3,70 Euro geschickt werden. Pro 100,00 Euro Haftung fallen zusätzlich 2,00 Euro an.

Postzustellungsauftrag als förmliche Zustellung

Behörden können Briefe mit Postzustellungsauftrag (PZA) verschicken. Dabei handelt es sich um eine förmliche Zustellung nach der Zivilprozessordnung. Die Briefe werden mit einer Zustellungsurkunde verschickt. In der Zustellungsurkunde wird die Art der Zustellung vermerkt. Die Zustellungsurkunde wird an den Absender zurückgeschickt. Die Kosten für einen Brief mit Zustellungsurkunde liegen bei 3,45 Euro. Sonderkonditionen gelten, wenn pro Kalenderjahr mindestens 5.000 Briefe mit PZA verschickt werden.

Eilzustellung von Briefen

Die früher als Eilbrief bezeichnete Eilzustellung von Briefen ist mit der Deutschen Post nicht mehr möglich. Briefe, die den Empfänger innerhalb kurzer Zeit erreichen sollen, können mit DHL, der Tochter der Deutschen Post, per Express geschickt werden.

Die Preise innerhalb Deutschlands hängen vom Gewicht der Sendung und davon ab, wann der Brief beim Empfänger eintreffen soll. Sie gelten für die Zustellung von Montag bis Freitag:  

• Zustellung am nächsten Tag bei einem Gewicht bis 500 Gramm: Online-Preis 12,50 Euro, Filialpreis 15,00 Euro
• Zustellung am nächsten Tag bei einem Gewicht bis 2 Kilogramm: Online-Preis 16,00 Euro, Filialpreis 18,50 Euro
• Zustellung am nächsten Tag bei einem Gewicht bis 5 Kilogramm: Online-Preis 17,00 Euro, Filialpreis 18,50 Euro
• Zustellung vor 09:00 Uhr: 49,90 Euro
• Zustellung vor 10:30 Uhr: 21,90 Euro
• Zustellung vor 12:00 Uhr: 6,90 Euro

Beim Expressversand National können die folgenden Zusatzleistungen gebucht werden:

• Abholung bei einer Adresse der Wahl des Absenders, nur online buchbar, zum Aufpreis von 8,00 Euro
• Samstagszustellung zum Aufpreis von 11,90 Euro
• Flexible Empfangsoptionen ohne Aufpreis
• Transportversicherung für 0,5 Prozent des Warenwertes, mindestens jedoch 5,00 Euro
• Dokumentenhaftung bis 500,00 Euro zum Aufpreis von 2,00 Euro
• Eigenhändig mit Zustellung nur an den Empfänger persönlich oder eine vom Empfänger schriftlich bevollmächtigte Person zum Aufpreis von 14,90 Euro
• Briefkastenzustellung ohne Aufpreis

Porto lässt sich teilweise mit der Online-Frankierung optimieren, da sie bei der Expresszustellung mitunter günstiger ist als die Frankierung in einer Postfiliale.

Möglichkeiten der Portooptimierung für Geschäftskunden der Deutschen Post

Geschäftskunden können sich den Weg in eine Filiale der Deutschen Post sparen und ihre Briefe online frankieren.

Eine Möglichkeit der Optimierung ist die Hybridpost, für die sich Geschäftskunden auf dem Portal der Deutschen Post registrieren und auf dem PC die Software E-Post Mailer installieren müssen. Bei diesem Service sparen Geschäftskunden Briefumschläge und Briefmarken. Das Porto pro Brief liegt bei 0,73 Euro. Sind die Adressen der Empfänger in der Software hinterlegt, können Briefe direkt über den PC verschickt werden. Die Deutsche Post druckt, kuvertiert und frankiert die Briefe. Kunden können individuelle Designs wählen und die Briefe einseitig oder beidseitig bedrucken lassen. Die Zustellung ist als Standardbrief und als Einschreiben möglich.

Ab dem 1. Januar 2026 bietet die Deutsche Post für Sendungen ins Ausland die Frankierung mit dem digitalen Matrixcode an, die für ein hohes Aufkommen an Briefen geeignet ist. Sendungen sollen besser nachverfolgbar sein. Die Zustellungsqualität wird verbessert.

Eine Abholung der Post beim Kunden kann ohne Aufpreis ab einem bestimmten Sendungsaufkommen vereinbart werden.

Nachhaltiger Versand bei der Deutschen Post

Unternehmen können ihr Image bei den Kunden verbessern und einen Beitrag zum Umwelt- und Klimaschutz leisten, wenn sie für ihre Briefe den nachhaltigen Versand GoGreen mit der Deutschen Post entscheiden. Dafür können Unternehmen für ihre Briefe den GoGreen-Aufdruck verwenden, mit dem der nachhaltige Versand sofort sichtbar ist. Die Deutsche Post kompensiert die CO2-Emissionen mit der Investition in weltweite Klimaschutzprojekte. Der Versand von Briefen mit GoGreen ist deutschlandweit und ins Ausland ohne Aufpreis möglich.

Porto sparen mit alternativen Briefzustellern

Alternative Briefzusteller können mitunter günstiger sein als die Deutsche Post. Da sich die Leistungen und Preise unterscheiden, ist ein Vergleich dieser Dienstleister sinnvoll. Solche Dienstleister bieten ihre Leistungen auch für Geschäftskunden an und eignen sich für den Briefversand innerhalb Deutschlands.

Das sind die wichtigsten kostengünstigen Alternativen zur Deutschen Post:

• Pin Mail: Bei Pin Mail erfolgt der Versand zu 100 Prozent klimaneutral. Der gesamte Briefversand wird online abgewickelt. Dokumente können digital rechtskonform signiert werden. Kunden können sich online registrieren. So wie die Deutsche Post bietet Pin Mail Postkarten, Standardbriefe, Kompaktbriefe, Großbriefe und Maxibriefe an. Die Preise unterscheiden sich, je nach Produkt, und abhängig davon, ob der Versand im Gebiet der Pin AG oder der Deutschen Post erfolgt. Sie sind jedoch günstiger als bei der Deutschen Post.
• Citipost: Citipost ist in Hannover ansässig und im Raum Hannover, Wolfsburg, Celle, Peine, Nienburg und Gifhorn aktiv. Das Unternehmen bietet seinen Service für Privat- und Geschäftskunden an. Geschäftskunden können ihre Post abholen lassen. Für Geschäftskunden ist eine nachträgliche monatliche Rechnungsstellung möglich. Mit Citipost können Postkarten, Standardbriefe, Kompaktbriefe, Großbriefe und Maxibriefe verschickt werden. Die Preise sind günstiger als bei der Deutschen Post. Der Versand ist innerhalb Deutschlands und ins Ausland möglich. Citipost bietet auch Einschreibesendungen an.
• biber post: biber post ist als privater Post- und Paketdienstleister in Sachsen-Anhalt aktiv. Privat- und Geschäftskunden können Postkarten, Standardbriefe, Kompaktbriefe, Großbriefe und Maxibriefe verschicken. Auch Einschreibesendungen sind möglich.
• RegioMail: RegioMail ist im Raum Heilbronn aktiv und bietet seine Leistungen für Privat- und Geschäftskunden an. Zu den Leistungen gehören Briefe und Pakete. Briefe können als Postkarten, Standardbriefe, Kompaktbriefe, Großbriefe und Maxibriefe verschickt werden. Eigenen Angaben zufolge ist mit RegioMail eine Portooptimierung um 11 Prozent im Vergleich zur Deutschen Post möglich.
• LMF Postservice: Der LMF Postservice bietet seine Dienste weltweit an. Privat- und Geschäftskunden können Briefe und Pakete verschicken. Der digitale Versand ist für Geschäftskunden möglich. Auch mit LMF können Postkarten, Standardbriefe, Kompaktbriefe, Großbriefe und Maxibriefe zu günstigeren Preisen als mit der Deutschen Post verschickt werden. Einschreiben sind als Einwurfeinschreiben, Übergabeeinschreiben und Einschreiben mit Rückschein möglich.

Darüber hinaus gibt es noch verschiedene andere alternative Zustelldienste, die regional tätig sind.

Tipp: Geschäftskunden sollten bei den Preisen der alternativen Zusteller darauf achten, ob die Mehrwertsteuer bereits im Preis enthalten ist. Nicht immer sind die Preise tatsächlich günstiger als bei der Deutschen Post, wenn noch die Mehrwertsteuer hinzukommt.

Kartons für den Briefversand

Großbriefe und Maxibriefe können in Großbriefkartons und Maxibriefkartons verschickt werden, wenn es auf einen guten Schutz des Inhalts ankommt. Solche Briefe können eine Alternative zu Päckchen sein. Die Kartons entsprechen den Abmessungen für Großbriefe und Maxibriefe bei der Deutschen Post und bei alternativen Zustellern.