Einleitungstext ....

Sendungsverfolgung

Die Sendungsverfolgung liefert Klarheit über die Frage, wo sich eine Sendung gerade aufhält und wann sie genau geliefert wird. Damit erhält der Empfänger der Waren Transparenz über den Versandprozess und bei nicht angekommenen Sendungen gestaltet sich die Nachforschung einfacher. Die Sendungsverfolgung ist seit einigen Jahren bei den meisten Versanddienstleistern Standard und wird in der Logistik auch als Tracking bezeichnet.

Inhaltsverzeichnis

Definition
Wie funktioniert die Sendungsverfolgung?
Sendungsverfolgung in der Praxis
Was sind Trackingnummern?
Mobile Tracking-Apps zur Sendungsverfolgung
Problematiken bei der Sendungsverfolgung
Sendungsverfolgung als Instrument der Kundenbindung

Definition

Mit der Sendungsverfolgung wurde ein System etabliert, welches es ermöglicht, den Status einer Sendung während den einzelnen Schritten von Versand und Zustellung offenzulegen. Damit kann der Empfänger den Prozess überwachen und seine Zeit besser planen, da er über den Zustellzeitpunkt in einem relativ engen Zeitfenster informiert wird. Die Technik wird für die Überprüfung und Verfolgung von diversen Frachtgütern eingesetzt. So können mittlerweile Pakete, Einschreiben und diverse andere Postsendungen nachverfolgt werden.

Zu diesem Zweck wurden die Paketdienste in den Verteilzentren mit fest installierten Scannern ausgestattet. Darüber hinaus führen die Zusteller mobile Handscanner mit sich. Der entscheidende Vorteil der Sendungsverfolgung besteht in der Tatsache, dass sich der komplette Versandkreislauf überwachen und optimieren lässt. Sendungen, die ihr Ziel nicht erreicht haben, lassen sich einfacher und gezielter orten, was die zügige und effiziente Abwicklung von Nachforschungsaufträgen möglich macht. Durch das Tracking von Sendungen kann der Standort von Waren, Rohstoffen oder Endprodukten in Echtzeit nachverfolgt werden. Sollte es notwendig sein, ist auch eine nachträgliche Bearbeitung möglich und der komplette Herstellungs- und Versandprozess lässt sich zurückverfolgen.

Wie funktioniert die Sendungsverfolgung?

Damit die Sendungsverfolgung möglich wird, werden die entsprechenden Frachtgüter mit maschinell auslesbaren Etiketten ausgestattet. Dabei wird mit Barcodes, Data-Matrix-Codes oder RFID-Chips gearbeitet. In den automatischen Sortierstellen geben die Etiketten den Mitarbeitern Aufschluss darüber, wohin die Sendungen transportiert werden sollen. Der Scanvorgang lässt sich in einer zentralen Datenbank abspeichern. Dadurch werden die Daten öffentlich und Versanddienstleister wie Endkunden können sich darüber informieren, zu welchem Zeitpunkt sich die Ware an welchem Ort befand. Die Auftragsdaten enthalten auch Zeitvorgaben und werden in der Regel bereits beim Versenden erfasst und an den entsprechenden Paket- oder Kurierdienst weitergeleitet.

Hinweis: Alle Daten und Fakten rund um die Sendungsverfolgung existieren lediglich in elektronischer Form. Damit ist eine unkomplizierte Speicherung, Übertragung und Aufbereitung möglich. Weiterhin können Kosten gegenüber papiergestützten Verfahren eingespart werden. Jede einzelne Sendung bekommt einen individuellen Barcode zugeteilt. Damit ist die unmissverständliche Identifikation jedes Packstückes möglich. Kann das Paket beim Versender nicht direkt erfasst werden, weil das Sendungsaufkommen zu gering ist, wird der Versandspediteur bei der Abholung des Frachtgutes einen Barcode auf den Versandkarton aufbringen. Die Übermittlung der Daten erfolgt über GSM. Abhängig vom vereinbarten Service-Level werden die in den Versandprozess Involvierten die jeweiligen Statusnachrichten in Echtzeit erhalten.

Dieses Prinzip ermöglicht das Scannen der Waren an allen Standorten des Warenumschlags und Warentransports. So kann ein Vergleich der Ist-Daten mit den ursprünglich festgelegten Solldaten erfolgen, was die lückenlose Dokumentation möglicher Gefahrenübergänge zulässt. Werden die vorab generierten Zeitfenster an einem bestimmten Punkt von Umschlag und Transport überschritten, wird eine Störungsmeldung ausgesandt. Werden die Sendungen in Containern befördert oder befinden sich gerade im Zustellfahrzeug, kann das System die Störungsmeldung dem individuellen Packstück zuordnen. Durch die verschiedenen Scans an den einzelnen Versandstationen ergibt sich eine lückenlose Sendungshistorie, welche jederzeit erlaubt, den aktuellen Status von Postsendungen in Erfahrung zu bringen.

Sendungsverfolgung in der Praxis

Anhand des folgenden Beispiels kann nachvollzogen werden, welche einzelnen Schritte die Sendungsverfolgung beinhaltet. Dabei soll ein zweiwelliger Versandkarton von München nach Nürnberg transportiert werden.

März 2024 8:23 Uhr Lieferung verlässt das Versandzentrum
März 2024 10:57 Uhr Lieferung verlässt das Depot
März 2024 7:28 Uhr Lieferung wird in das Versandfahrzeug geladen
März 2024 12.10 Uhr Lieferung befindet sich in Zustellung
März 2024 13.14 Uhr Lieferung wird in den nächsten 15 Minuten zugestellt
März 2024 13.29 Uhr Lieferung wurde gerade zugestellt

Was sind Trackingnummern?

Es können drei Typen von Trackingnummern unterschieden werden:

Nummer der Versandeinheit (weltweit einheitlich)
vom Versender zugewiesene Nummernkreise
Trackingnummern mit Kundenerkennung

Trackingnummern sind wie folgt aufgebaut:

Kundennummer des Senders
Service-Code
laufende Nummer
Prüfziffer

Beispiel für eine Trackingnummer bei Hermes (14-stellig) = 09133131530725 Beispiel für eine Trackingnummer bei GLS (12-stellig) = 641012345678

Mobile Tracking-Apps zur Sendungsverfolgung

Einige Zusteller bieten ihren Kunden auch das mobile Tracking via App an. Damit können Sendungen bequem von unterwegs nachverfolgt werden. Ebenso lassen sich Warensendungen auf diesem Wege auch frankieren und etikettieren. Das mobile Tracking wird bereits von DHL, UPS, Hermes oder FedEx umgesetzt. Da Smartphones Kameras besitzen, lässt sich die Funktion der Tracking-Apps auf das Scanning erweitern und Kunden können damit die Strichcodes von Sendungen einlesen und QR-Codes scannen, was den Versandprozess weiter vereinfacht.

Problematiken bei der Sendungsverfolgung

In der Praxis können während der Sendungsverfolgung verschiedene Probleme auftauchen. Nicht immer lässt sich in Echtzeit nachverfolgen, wo sich die Sendung befindet. Zeigt die Technik ihre Tücken, besteht nicht immer Anlass zu berechtigter Sorge.

Tracking zeigt seit zwei Tagen keine Veränderung: Kommt es zu derartigen Verzögerungen, ist in der Regel keine Handlung notwendig. Meist ist es so, dass die Ware trotzdem weitertransportiert wird, obwohl das aktuelle Tracking „Ware wird für den Versand vorbereitet“ anzeigt. Aufgrund technischer Mängel wurde kein Update der Sendungsverfolgung vorgenommen.
Tracking zeigt seit vier Tagen und mehr keine Veränderung: Bewegt sich die Ware laut Sendungsverfolgung nicht und wurde zwischenzeitlich auch nicht angeliefert, sollte die lange Lieferzeit beim Verkäufer angemahnt werden. Kunden können eine Ersatzlieferung beauftragen oder ihr Geld zurückfordern, sofern es bereits bezahlt wurde.
Paket scheint sich nicht weiterzubewegen: Wird angezeigt, dass die Lieferung an einem Tag häufiger im selben Paketzentrum bearbeitet wurde, besteht kein Anlass zu Sorge. Passiert dies über mehr als zwei Tage hinweg, ist davon auszugehen, dass die Sendung sich im Paketzentrum festgefahren hat. Dann sollte die Hotline des Paketdienstes verständigt werden. Meist werden die Sendungen schnell geortet und auf ihren regulären Versandweg gebracht.
Bei Lieferungen ins Ausland erfolgt kein Update: Bei Lieferungen ins Ausland wird der Sendungsstatus nicht aktualisiert, wenn die Sendung zwischen zwei Ländern unterwegs ist. Die Aktualisierung wird erst wieder aufgenommen, wenn das Paket im Zielland angekommen ist.

Daraus ergeben sich unterschiedliche zeitliche Spannen:

Lieferungen innerhalb der EU: zwei bis vier Tage
Lieferungen in die USA und Kanada: drei Tage bis eine Woche
Lieferungen nach Japan oder China: ein bis zwei Wochen
Lieferungen nach Australien oder Neuseeland: zwei bis drei Wochen

Sendungsverfolgung als Instrument der Kundenbindung

Wer eine Sendungsverfolgung anbietet, optimiert seinen Kundenservice und minimiert Kundenanfragen betreffs des Verbleibs von Warensendungen. Die Sendungsverfolgung sollte so kundenfreundlich wie möglich gehalten werden und folgende Daten enthalten:

Updates zu Lager und Produktion
Bestelldetails mehrerer Pakete
Möglichkeiten der Änderung von Adresse und Lieferzeitfenster
Verfolgung der Sendung

Damit wird den Kunden bestmöglicher Service in allen Schritten der Bestellung gewährt. Je detaillierter und ausgefeilter die Sendungsverfolgung ausfällt, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden, sich erneut für einen Einkauf im Shop zu entscheiden.

Quellen: